Die meisten ‚Expatriates‘, also Mitarbeiter (1), die von ihrer Firma ins Ausland entsandt werden, sind im Rahmen einer Entsendung bzw. Abordnung im Ausland. Dies bedeutet Folgendes: Auf der Grundlage des zwischen Mitarbeiter und deutschem Arbeitgeber bestehenden Arbeitsvertrags wird eine Zusatzvereinbarung abgeschlossen. Diese Zusatzvereinbarung ist die Rechtsgrundlage für die Entsendung ins Ausland.
Most expatriates, people being sent abroad by their employer, are sent abroad by a so called Foreign Assignment resp. Foreign Delegation. That means: On the basis of the (German) employment contract, employee and employer agree upon a Supplemental Agreement. This agreement is the legal basis for the delegation into any other country.
Mindestinhalte einer solchen Zusatzvereinbarung sind:
- Name und Anschrift der Vertragspartner
- Beginn und Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit
- Regelungen zum Arbeitsort, an welchem die Arbeit geleistet werden soll. Falls an mehreren Orten gearbeitet werden soll, sollte dies beschrieben sein
- Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit
- Zusammensetzung, Höhe, Währung und Fälligkeit des Arbeitsentgelts
- Regelungen zu Zuschlägen, Zulagen oder Prämien
- Evtl. zusätzliches Arbeitsentgelt und zusätzliche Sachleistungen (z.B. die Kosten für die Wohnung oder für die Schule der Kinder)
- Leistungen nach der Rückkehr nach Deutschland, wie Reise- und Umzugskosten, Unterstützung bei der Wohnungssuche oder Kostenübernahme für Nachhilfeunterricht der Kinder
- Arbeitszeit und Erholungsurlaub
- Kündigungsfristen
- Hinweis auf evtl. anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Die Vereinbarung ist dem Arbeitnehmer noch vor seiner Abreise auszuhändigen falls der Auslandsaufenthalt länger als einen Monat dauern soll. Manchmal sind die genannten Mindestinhalte in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen bereits geregelt. Dann muss in der Zusatzvereinbarung auf solche Vorschriften verwiesen werden.
Die beschriebenen Mindestinhalte sind in § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG) ausdrücklich vorgeschrieben. Diese Inhalte dürfen nicht in elektronischer Form vereinbart werden. Also, auf jeden Fall in Papierform regeln!
(wird im März fortgesetzt)
Legal minimum requirements of such a Supplemental Agreement are:
- Name and address of the signatories
- Starting time and duration of the work/ contract
- Regulation conc. the place of work. In case there is any necessity to work in more than one location, this needs to be indicated
- Job description
- Compensation (elements, amount, currency and due-date)
- Regulation conc. additional payments and bonuses for compensation
- Additional benefits (e.g. accommodation cost, cost coverage for schooling of children)
- Benefits after return to Germany, e.g. travel cost, moving cost, support for house hunting, cost coverage for tuition of children
- Hours of work and vacation
- Termination period
- Reference to any collective contracts that are applicable (e.g. tariff contracts, company agreements).
In case the foreign assignment will take longer than one month, the contract is to hand over to the employee before his/ her departure. Sometimes, the a.m. legal minimum requirements are already fixed in collective contracts. In such a case, the Supplemental Agreement must refer to these collective contracts.
The minimum requirements are regulated by law in Art. 2 German Nachweisgesetz (NachwG; some sort of 'legal obligation for verification'). It is not allowed to do the agreement electronically. So, fix it by paper!
(to be continued in March)
(1) Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen die männliche Sprachform genutzt, die gleichermaßen für die weibliche und männliche Schreibweise steht.
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